중국 아포스티유 협약 발효에 따른 기업 혼란 없어야

지난 2023년 3월, 중국은 아포스티유 협약에 가입했다. 이로 인해, 동년 11월 7일부터 중국과 타 아포스티유 협약국 간 인증 절차가 기존의 ‘영사 확인’ 대신 ‘아포스티유 인증’으로 변경되었다.

그전까지 한국을 비롯한 아포스티유 협약국들이 중국에 서류를 제출하기 위해서는, 각국 담당부서를 통해 영사확인을 받고 주한 중국대사관의 인증을 추가로 받는 번거로운 과정을 거쳐야만 했다. 중국 또한 자국 인증기관에서 영사확인을 끝낸 후, 따로 제출 국가 대사관에서 인증을 받아야 하는 불편함이 있었다.

이제는 중국과 다른 아포스티유 협약국 모두 자국 담당 기관을 통해 아포스티유를 받아서 간단하게 협약국에 서류를 제출할 수 있다. 한국은 외교부(재외동포청) 및 법무부에서, 중국은 자국 담당기관인 ‘외사판공실’에서 아포스티유를 발급한다. 중국 현지에서는 아포스티유를 ‘부가증명서’라고 부르기도 한다.

아포스티유 협약국-중국 간 문서 검증 체계가 간소화되면서, 한국 기업이 중국 시장에 진출하는 장벽이 완화되었다. 주요 대상 서류는 수권서, 법인등기부등본, 주주명부, 법인정관, 대표자여권, 법정대표인신분증명서, 사업자등록증, 상표등록증，자유판매증명서(CFS)가 있다.

일례로, 한국 화장품을 중국에 수출하고자 할 때, 수출기업은 한국 사업자등록증명, 수출 계약 관련 수권서에 아포스티유를 받아 중국 국가관리감독공단(NMPA)에 제출한다. 그 외에도 중국 현지 법인설립, 현지 소송 진행 등에도 한국 서류가 필요한 경우가 있다.

한국통합민원센터(후엠아이글로벌 주식회사)의 강려 팀장은 “중국이 아포스티유 협약국으로 변경되면서 절차가 간소화되기는 했지만, 해당 업무를 여러 번 진행한 경험이 부족한 경우 실제로 필요한 것보다 더 많은 비용과 시간을 소모할 수 있으므로 주의해야 한다”고 밝혔다.

이어 “정부가 발급한 공문서는 바로 아포스티유 인증이 가능하지만, 기업이 작성한 수권서 등은 따로 공증이 필요하다. 또한 내용 오류, 부적절한 인증 등으로 서류가 반려되는 경우 일정에 차질이 생기거나, 더 심각한 경우 법적 문제에 휘말릴 수 있다, 이런 변수가 염려된다면, 전문가에게 대행을 의뢰하는 경우가 안전하다”고 첨언했다.

한편, 한국통합민원센터(후엠아이글로벌 주식회사)는 번거로운 기업서류 인증 절차를 고객이 전화 한 통화로 해결하게끔 도와주는 글로벌 민원서류 컨시어지 서비스를 제공 중이다.